نحوه برنامه ریزی و مدیریت جهت رسیدن به اهداف

آیا در شگفتید که چقدر روزها و ماه ها زود می گذرند؟ از انبوه کارهایی که باید انجام دهید و مقدار کمی که تا به حال به پایان رسانده اید، مضطرب و وحشتزده هستید؟ نگران نباشید، تنها نیستید، همه وضعیتی مشابه شما دارند. ما در دنیایی بسیار شلوغ و پرمشغله زندگی می کنیم که زمان ، اولویتها و انرژیمان در چالش به سر میبرند. واقعیت این است که زمان به اندازه کافی برای همه چیز وجود ندارد و برای انجام همه کارهای هم انرژی کافی نداریم. همه شما مطمئناً زمانی در طول زندگیتان فکر کرده اید که چه می شد خدا هفته را 8 روز یا روز را 30 ساعت می آفرید. به نظر خوب است اما اگر آنطور هم بود، ما آن زمان اضافی را هم جذب می کردیم و باز در هم نقطه بودیم.

5 قدم وجود دارد که با مدیریت زمان و به موقع انجام دادن هر کار، میتوانیم به موفقیت بیشتری دست پیدا کنیم.

1. ارزیابی: واقعاً چه می خواهیم؟ در چه جهتی رو به حرکتیم؟ الان چه می کنیم؟

2. واقعی شدن: چه چیز واقعاً اهمیت دارد و روی اهداف طولانی مدت ما اثر می گذارد و بیشتر آن را پشتیبانی می کند؟ چه چیزهایی فاقد اهمیت هستند؟ چه چیز حواس و تمرکز من را بر هم می زند؟

3. برنامه: برای رسیدن به اهدافم چه کار باید بکنم؟ قدم های اصلی برای رسیدن به اهداف کدام ها هستند؟ چطور باید اینکار را انجام دهم؟ چه برنامه یا استراتژی من را متمرکز می کند؟

4. تمرکز: برای رسیدن به این اهداف، باید چه کسی باشید و از چه ساختارهایی پیروی کنید؟

5. کنترل/ارزیابی: آیا کارهای کوچک و پیش پا افتاده انجام می دهم؟ آیا وقتم را هدر می دهم؟ چه چیز کار میکند/ چه چیز کار نمی کند؟ چطور می توانم کارهایی که انجام می دهم را موثرتر کنم؟

برنامه با ایده هایی که در فکر ماست شروع می شود؛ ما دوست داریم کاری را انجام دهیم یا چیزی را داشته باشیم. کلید موفقیت این ایده، داشتن برنامه است. معمولاً ما برای رسیدن به اهدافمان هیچ برنامه ای نداریم و مراحل عملی برای آن در نظر نمی گیریم. اما برای دست یافتن به آنچه می خواهیم باید اقدامات عملی آن را بررسی کرده و برنامه ریزی کنیم.

بعضی وقت ها بعضی ها شروع به برنامه ریزی می کنند و بعد که می بینند برای رسیدن به هدفشان چقدر باید تلاش کنند و چه کارهایی را باید انجام دهند، دلسرد می شوند. بیشتر وقت ها اهداف ما برایمان فقط به شکل رویا باقی می ماند، چون نمی توانیم آنها را به مرحله عمل درآوریم. برای ایجاد یک برنامه از ابتدا تا انتهای کار، نیاز به نکات مدیریتی است. برای طرح ریزی این برنامه باید ببینید چقدر زمان، انرژی، منابع و شوق دارید. بعد باید ببینید که رسیدن به این هدف به چه مدت زمان نیاز دارد. معمولاً افراد عادت دارند زمان لازم برای آن کار را کم در نظر بگیرند به همین دلیل هیچوقت موفق نمی شوند. یادتان باشد، اگر می خواهید چیزی به برنامه تان اضافه کنید، باید "نه" گفتن به کارهای دیگر را هم یاد بگیرید تا بتوانید برای هدف مورد نظرتان جا باز کنید.

قدم اول: ارزیابی

معمولاً آن را واقعیت تلقی می کنیم و صادقانه می خواهیم به این اهداف دست پیدا کنیم. می دانیم که رسیدن به این اهداف چه تغییر شگرفی در زندگیمان ایجاد می کند، به همین خاطر می خواهیم به آنها دست پیدا کنیم.

درصد خیلی کمی از افراد هستند که این سوالات را ارزیابی می کنند، "در چه جهتی رو به حرکتم؟"، "برای رسیدن به جایی که می خواهم چه باید بکنم؟" ارزیابی ابزاری است که به ما این امکان را می دهد ببینیم کجا ایستاده ایم، تصمیم بگیریم که به کجا می خواهیم برویم. اگر دورنگر نباشیم، نسبت به موقعیت های کنونی واکنش میدهیم. "می خواهم پول بیشتری در بیاورم، می خواهم وزنم را پایین بیاورم، باید فلان معامله را انجام بدهم." این باعث می شود بدون داشتن هدف و تمرکز، در زندگی سرگردان شویم. باید ابتدا زمان حال را ارزیابی کنیم و بعد آینده را ارزیابی کنیم و ببینیم برای رسیدن به آنجا چه باید بکنیم.

قدم دوم: واقعی شدن

پس از این باید واقعی شویم. آیا این با جهتی که رو به سوی آن دارید، با اهداف طولانی مدتتان در زندگی، سازگار است؟ اینکار چه چیز عایدتان می کند؟ چه قیمتی را باید بپردازید (با در نظر گرفتن زمان، پول، انرژی، احساسی و …)؟ آیا می توانید چنین قیمتی را بپردازید؟ اگر واقعاً چنین چیزی را می خواهید، چه چیز اهمیت دارد؟ در راه رسیدن به آن، چه مسائلی فکرتان را منحرف می کند؟

نکات کلیدی را تشخیص دهید:

ببینید واقعاً رو به چه جهتی دارید و چه چیز شما را به آنجا می رساند.
ببینید برای رسیدن به آن هدف واقعاً چه باید بکنید و آنها را یادداشت کنید.
ببینید برای رسیدن به آنجا به چه کارهای دیگری باید "نه" بگویید. 3 کاری را انتخاب کنید که دیگر نباید انجام دهید. ببینید رسیدن به این هدف چه قیمتی دارد و بنویسید چطور می توانید آن قیمت را پرداخت کنید.
5 مورد از مسائلی که فکر شما را در راه رسیدن به آن هدف منحرف می کند، شناسایی کنید.
قدم سوم: برنامه

در مرحله بعد باید برای رسیدن به هدفی که میخواهید، برنامه بریزید. از نکات کلیدی که در قسمت قبل عنوان شد استفاده کنید و ایده های دیگری را که فکر می کنید برای رسیدن به آن هدف به آن نیاز دارید را به آن لیست اضافه کنید. چه اقدامات عملی باید پیش گیرید. یک دقیقه صبر کنید و در ذهنتان روی اهداف طولانی مدتتان تمرکز کنید. همه چیز را به کاملترین شکل تجسم کنید. چه می بینید؟ چه می کنید؟ اعمال و رفتار خود را چطور می بینید؟ حالا دوباره در ذهنتان به عقب برگردید و ببینید برای رسیدن به آنجا چه کرده اید.

قدم چهارم: تمرکز

حالا که نقشه تان را هن طرح ریزی کردید، ببینید برای انجام آن به چه کسانی نیاز دارید؟ دوباره به تجسم فکریتان برگردید و ببینید طی آن پروژه چه دیدگاه ها و نظراتی داشتید؟ چطور آن کار را انجام دادید؟ چه برنامه یا استراتژی شما را روی کار متمرکز کرد؟ یکی از بزرگترین اشتباهاتی که اکثر مردم مرتکب می شوند این است که وقتی نقشه شان کامل می شود، دوباره مشغول کار و درگیری های زندگیشان می شوند و برنامه شان را به کلی فراموش می کنند. وقتی برنامه تان را تنظیم می کردید، نگاهتان به تصویر بزرگ بود. وقتی مشغول درگیری های زندگی هستید، نمی توانید ببینید که پیش رویتان چیست، مگر اینکه برنامه و نقشه تان را به خوبی دنبال کنید.

قدم پنجم: کنترل

هر از گاهی به عقب برگردید و کارتان را ارزیابی کنید. به قدم اول برگردید. چه می کنید؟ چه چیز خوب کار می کند و کجای کارتان می لنگد؟ آیا به خوبی نقشه تان را دنبال میکنید؟ بهترین اصلاحات لازم را اعمال کنید. هدف طولانی مدتتان را همیشه در ذهن داشته باشید و مداوم کنترل کنید که اهداف کوتاه مدتتان با هدف طولانی مدتتان یکی باشد. رفتارتان را ارزیابی کنید. رسیدن به اهداف بزرگ کار بسیار دشواری است. اول نقشه بکشید و تمرکزتان را روی اهداف کوتاه مدتی بگذارید که شما را در رسیدن به هدف اصلیتان کمک کند.

چالش اصلی حفظ نظم، تمرکز و ترتیب در این استراتژی هاست. هدف اصلی و بلند مدتتان را تشخیص دهید، واقعگرا باشید، نقشه بکشید، ساختارهایی برای حفظ تمرکز فکریتان ایجاد کنید و کارتان را کنترل کنید. برای برنامه تان زمان بگذارید و روند کارتان را مداوم کنید. اگر واقعاً در این اهداف جدی هستید، همین امروز دست به کار شوید. برای رسیدن به موفقیت از متخصصین ویژه هم می توانید کمک بگیرید. باید محیط مناسب را برای فعالیت خود آماده کنید. با این اقدامات است که می توانید به موفقیت دست پیدا کنید! پس عجله کنید. در ادامه به شما خواهم آموخت اهداف خود چگونه با گذشت زمان مدبریت کنید

برنامه ریزی به لحاظ مدت زمان

برنامه ها براساس مدت اجرای برنامه فارغ از اینکه در چه سطحی اعمال و اجرا می گردند را می توان دسته بندی نمود که در اینجا به این دسته بندی اشاره می گردد. از سوی دیگر برنامه ریزی از جنبه ماهیت دارای انواع زمانی، فیزیکی، سازمانی، فرآیند، مالی، وظیفه ای و عمومی می باشد. از جنبه افق زمانی، برنامه ریزی را می توان در قالب برنامه ریزی کوتاه مدت، برنامه ریزی میان مدت و بلند مدت دسته بندی کرد. برنامه ریزی کوتاه مدت و بلند مدت برای هر دو سطح خرد و کلان نیز مورد استفاده قرار می گیرد. برنامه ریزی بلند مدت در سطح کلان همان برنامه های اقتصادی اجتماعی است، و برنامه های کوتاه مدت شامل برنامه های سالیانه از جمله بودجه ملی است. از طرفی، برنامه های بلند مدت در سطح خرد در قالب برنامه ریزی استراتژیک و نظام برنامه ریزی یکپارچه قابل بحث است، و برنامه ریزی کوتاه مدت شامل برنامه های عملیاتی یا کوتاه مدت شرکت ها و سازمان ها می باشد.
برنامه های دورنگر
معمولا برنامه های دورنگر، دورهای ده تا سی ساله را دربر میگیرند.   برنامه ریزی دورنگر، تحلیلی راهبردی از مسائلی است که ممکن است در آینده کشور, بنگاه یا هر واحدی که برنامه ریزی برای آن صورت می گیرد با آن روبرو باشد، همراه با پیشنهادهایی در زمینه جهتگیری آینده.  چشم انداز وسیع برنامه ریزی دورنگر مخصوصا برای تجدید نظر در خط مشی ها (یا سیاستها)، تغییر دادن راهبردها و تجدید ساختار اقتصاد کشور سودمند است. در صورتی که در برنامه ریزی کوتاه مدت، سیاستگذاران مجبورند این مسائل را به منزله مفروضات بپذیرند.
برنامه های دورنگر، علاوه بر اینکه انعطاف لازم را برای طراحی مجدد راهبردهای توسعه فراهم می آورند، برای بررسی برخی متغیرهای درازمدت، مناسب هستند. توسعه هنگامی که با مقوله های جمعیت، نیروی کار و آموزش و پرورش سر و کار پیدا میکند، طبیعتاً یک امر درازمدت میگردد و از اینرو لازم است آیندهای 20 یا 30 ساله را پیش رو داشت تا نتایج سودمندی بدست آورد. برای مثال یک طرح مهار جمعیت  که اکنون آغاز می شود، کاهش مهمی را در میزان رشد جمعیت برای 20 یا 30 سال آینده بدنبال نخواهد داشت. دلیل آن را باید در "نیروی جنبشی رشد جمعیت" جست که بنابر آن کسانی که در 40 سال آینده پدر یا مادر خواهند شد، پیشتر زاده شده اند و خود حاصل دوره رشد شتابان جمعیت هستند. هرچه شمار پدران و مادران آینده بیشتر باشد، میزان زاد و ولد در آینده بیشتر خواهد شد. هرچند ممکن است در عین حال باروری (یعنی تعداد زایمان هر مادر) کاهش یافته باشد. اشتغال و آموزش و پرورش نیز مثالهای دیگری از این دست هستند. رشد جمعیت نیازهای آموزشی را برای 15 تا 20 سال آینده تعیین مینماید و بر نیروی کار اثر میگذارد، زیرا آنان که مدرسه را به پایان میبرند، جویای کار میشوند.
 برنامه های بلندمدت
طول برنامه بلند مدت که به نام برنامه آینده نگر نیز نامیده می شود، معمولا بین 15 تا 25 سال و اکثرا 20 سال است. فلسفه دوگانه وجودی این برنامه آن است که بسیاری از تغییرات اقتصادی-اجتماعی مورد نظر در یک برنامه میان مدت قابل اجرا نیستند به برنامه های بلندمدت تر نیاز هست، دیگر آنکه این زمان تقریبا بلند مدت ترین زمانی است که در آن می توان ویژگی های عمده رفتارهای اقتصادی-اجتماعی را ثابت فرض کرد و بر اساس آن برنامه ریزی نمود، در واقع برنامه بلند مدت مسیر نهایی برنامه میان مدت را معین می کند.
برنامه های میان مدت
معمولاً برنامه های میان مدت، دورهای سه تا هفت ساله را دربر میگیرند. این برنامه ها باید چنان کوتاه مدت باشند که در چارچوب آنها بتوان پیش بینی ها و برآوردهای دقیق به عمل آورد و با درجه معقولی از قطعیت  نسبت به تداوم  طرحهای سرمایه ای اطمینان حاصل کرد. اما از سویی دیگر این برنامه ها باید تا حدی زمان درازی را دربر گیرند که این امکان فراهم آید که منابع تجهیز شوند و پیشرفت تحقق هدفهای کلی اجتماعی با دقت بیشتری میسّر گردد. تغییر در حکومت یا پدیدار شدن اوضاع و احوالی که پیشبینی نشده است، غالباً موجب میگردد که برنامه در نیمه راه رها شود. برای مثال به هنگام بحران نفت در اوایل دهه 1970 زمانی که اقتصاد جهانی به رکود کشیده شد بسیاری از کشورهای در حال توسعه مجبور شدند برنامههای میان مدت خود را رها کنند یا آن را تغییر دهند تا با دگرگونیهای غیر قابل انتظار که در اوضاع اقتصادی رخ داده بود، سازگار شوند.
برنامه های میان مدت تکیه گاه اصلی برنامه ریزی درازمدت هستند. این برنامه ها به ضرورت از عینیت و دقت بیشتری برخوردارند. از آنجا که پیش بینی در میان مدت آسانتر است، بر اینگونه برنامه ها بیشتر می توان اعتماد کرد. برنامه های میان مدت علاوه بر اینکه متغیرهای کلی مربوط به سطح ملی و اقتصاد کلان که در برنامهریزی بلندمدت دورنگر دخالت دارد را دربر دارند، هدفها , طرحها و سیاستهای تفصیلیتر را نیز شامل میشوند و غالباً بر حسب طبقه بندیهای بخشی، ناحیهای و حتی کالایی و با توجه به روابط متقابل این طبقه بندی ها با هم تنظیم می گردند.
برنامه کوتاه مدت
مدت این برنامه بین 6 ماه تا 2 سال به طول می انجامد و معمولا یکساله است. برنامه کوتاه مدت یک برنامه کاملا اجرایی است و در آن اهداف، سیاستها و دستورالعمل ها به عمل تبدیل می شود و بصورت طرح و پروژه و فعالیت مشخص می گردد.
برنامه های (کوتاه مدت) سالانه
در عمل به دنبال تدوین برنامه میان مدت باید برنامه سالانه تنظیم شود تا آن را به صورت عملی درآورد. برنامه های سالانه فعالیتهای برنامه ریزی شده برای عملیات اقتصادی  و تهیه پروژه های جدید را بصورت عینی تر بیان می دارند. علاوه بر این برنامه کوتاه مدتِ سالانه به دولت این امکان را میدهد که در برابر محیط و اوضاع متغیر اقتصادی جهان، به موقع واکنش نشان دهند. بنابراین میتوان ابزارهای اقتصادی، مالی و پولی و سایر سیاستها و اقدامات را بیدرنگ اتخاذ کرد, بطوری که اجرای برنامه میان مدت تضمین شود. برنامه های سالانه باید جامع و مفصل باشد، به طوری که بتوان گام به گام به اجرا درآورد. محتوای برنامه سالانه ممکن است شامل موارد زیر باشد: ارزیابی پیشرفت فیزیکی پروژه ها و طرحهایی که از سوی دستگاه های دولتی تأمین مالی و اجرا میشود، تأمین تخصیص ارز برای هر پروژه و طرح برای بخشهای خصوصی و دولتی, طرحهای کمک فنی برای شتاب دادن به اجرای  برنامهها و یک رشته اقدامات و سیاستهای اقتصادی، بودجهای، مالی و پولی برای پیاده سازی  برنامه ها . بودجه سالانه، شامل هزینه های جاری و عمرانی و همچنین درآمدها، جزء جدا ناشدنی برنامه سالانه است. در پروژه یا طرحی که چندسال به درازا میکشد، کل هزینه آن بر اساس هزینه سالانه تقسیم بندی می نمایند. اما کل هزینه به ضرورت برای همه سالهای دوره برنامه به تساوی تقسیم نمیشود. غالباً هر سال که پیش می رود، هزینه ها سیر فزایندهای را طی میکنند, زیرا به مرور ظرفیت جذب و منابع موجود فزونی می یابند.
با تشخیص این نکته که بودجه و برنامه ملی سالانه باید کاملاً هماهنگ باشند، یادآوری این نکته نیز ضرورت دارد که بودجه ناگزیر دامنه گسترده تری را شامل میشود, زیرا فعالیتهای دولتی، موارد دیگری غیر از برنامه ریزی اقتصادی را نیز دربر میگیرد. همچنین برخی پروژه های توسعه از قبیل اصلاحات ارضی طرحهای مربوط به جمعیت و توسعه محلی  ممکن است لازم باشد بطور جامع در بودجه های حکومتی محلی منعکس گردد. ولی در بودجه های ملی به صورتی ناتمام و جزیی آورده شود. در چنین مواردی بودجه ملی، پیش از هرچیز یک نظام برنامه ریزی و نظارت است تا تنظیم بودجه برای پروژه های خاص.